Jak může obec napsat žádost o dotaci krok za krokem

Tento článek volně navazuje na poslední příspěvek „Mohou evropské dotace vylepšit rozpočet obce?“ Je snazší kritizovat a označovat problémy, než přicházet s řešeními. V tomto článku se pokouším o tu náročnější cestu a přináším návod krok za krokem jak mohou obce nejen napsat žádost o dotaci, ale i jak následně ošetřit úspěšné čerpání dotace. Jedná se o určitou kompilaci nejlepších postupů, se kterými jsem se u různých obcí v průběhu posledních deset let setkal. 

Jak by tedy mohly obce postupovat, aby evropské peníze využily s co nejmenším rizikem?

1.)    Sestavte seznam investičních záměrů obce/města na nejbližších 5 až 10 let.

Takový seznam si řada obcí dělá tak jako tak.

2.)    Proveďte analýzu dotačních příležitostí.

Jinými slovy – zkusit spárovat jednotlivé investiční záměry se specifickými cíli jednotlivých programů a tam, kde to vypadá na shodu, vypsat si bližší podmínky/pravidla čerpání. Větší města mají zpravidla svého specialistu, který je schopen takovou analýzu provést, pokud nemáte, řada agentur takovou analýzu ráda udělá. Někdo třeba i zadarmo s příslibem, že se pak bude podílet na přípravě žádosti. Taková hlubší analýza je jednorázová věc a rozhodně se vyplatí, byť by se měla zaplatit.

Analýza dotačních příležitostí – ukázka možného obsahu

3.)    Stanovte optimální harmonogram čerpání.

Mohou se najít vhodné dotační tituly u cca třetiny investičních záměrů obce, ale zpravidla není možné realizovat všechny tyto projekty najednou. Jednak z kapacitních důvodů pracovníků obce, ale i z pohledu cash-flow, neboť obvykle je nutné tyto projekty nejdříve profinancovat ze strany obce a až po ukončení bývá dotace vyplacena. Nebojte se akce rozložit v čase. Ti aktivní zastupitelé, kteří by chtěli všechno hned, případně některé agentury, které budou tvrdit, že příležitost je teď a za 3 roky už nemusí být peníze k dispozici, je třeba přehlušit argumenty, že „mnoho psů je zajícova smrt“. Mnoho problémů v projektech je způsobeno pouze tím, že žadatelé jdou na hranu, až za hranu svých organizačních a finančních kapacit. Je třeba si říci, co jsou vaše priority a takové projekty začít realizovat jako první. Samozřejmě s ohledem na vyhlašované výzvy.

4.)    Nebojte se investovat do přípravných prací.

Toto bývá pro některé starosty smrtící krok. Jedná se totiž o prostředky, které obec vynakládá a které okamžitě nic nepřináší. Abyste byli na výzvy k podávání žádostí připraveni, musíte investovat do projektových dokumentací, studií proveditelnosti a různých doplňkových analýz v dostatečném předstihu. Třeba rok, dva před tím, než budete o vlastní dotaci žádat. Obvykle se jedná o statisícové částky, u větších projektů i milionové částky, čehož může opozice nějakou podpásovkou v nejméně vhodný okamžik využít. Ale platí, že štěstí přeje připraveným a ty obce, které mají odvahu do přípravných prací investovat, jsou pak v čerpání velmi úspěšné.

Např. několik let jsem pracoval pro jednu menší obec (cca 2 tis. obyvatel) na Severní Moravě, která díky penězům z různých programů opravila zámecký park (Norské fondy), komunikace v obci, náměstí, školu, vybudovala rekreační zařízení (ROP), zateplila školku a školu (OP ŽP), zrekonstruovala kanalizaci, vybudovala vícejazyčnou naučnou stezku a pořádala různé sportovní a kulturní aktivity (přeshraniční spolupráce). A to jen díky odvaze místního starosty, který měl neustále v zásuvce zpracováno několik projektových dokumentací, a byl tak připraven operativně reagovat na vyhlašované výzvy.

5.)    Dejte si na přípravu žádosti o dotaci čas.

To vám zajistí právě kroky 1 až 4, které budete dělat v předstihu. Na těch obcích, kde toto vynechávají a reagují až na nadšenou výzvu nějakého zastupitele nebo agentury, se velmi snadno dostanou do problémů. Znáte to, jak někdo přijde s úžasným zjištěním, že právě teď je možné čerpat dotace na to a na to a obec by do toho určitě měla jít, jinak přijde o ojedinělou příležitost, která se již nebude opakovat?

Počítejte také s tím, že podání žádosti, výši spolufinancování a případné další záležitosti musí ještě před podáním žádosti schválit zastupitelstvo obce. Pečlivě si také ověřte, jak přesně musí usnesení znít, abyste pak nemuseli narychlo svolávat mimořádné zastupitelstvo kvůli jednomu slovíčku, které jste zapomněli do usnesení uvést.

6.)    Aktivně se věnujte přípravě žádosti o dotaci.

Větší města mají na přípravu žádostí své oddělení, ale i tak se často minimálně na určité dílčí studie neobejdete bez pomoci externích firem. Je ovšem chybou plně se spoléhat na tyto dodavatele. Je nutné, aby byl/i příslušný/í pracovník/ci obecního či městského úřadu s externisty v úzkém kontaktu a měl/i celý průběh přípravy žádosti a zejména jejího obsahu plně pod kontrolou. Je třeba být u stanovování indikátorů, harmonogramu a zejména rozpočet musí být tvořen velmi precizně, aby se na nic nezapomnělo!

7.)    Mějte vyčleněného člověka na řízení projektu.

Po schválení žádosti je nutné, aby byla určena jedna osoba ze strany obce, která bude zodpovědná za realizaci projektu. Je ideální, aby tato osoba byla již při přípravě žádosti. U menších obcí to bude starosta, případně některý z místostarostů, u středních a větších měst to může být někdo z odboru, pod který investiční akce věcně spadá. Vždy by to měl ovšem být nějaký vedoucí pracovník, který má příslušné kompetence a velmi snadný přístup k vedení města, nikoliv jen řadový úředník, kterému se „to“ hodí na hrb. Tento pracovník musí být komunikativní, nesmí se bát zvednout telefon a uhánět pracovníky implementační struktury, pokud to bude pro hladký chod projektu a cash-flow obce nutné. Na operativní chod projektu si můžete najmout také externího projektového manažera. I tak je ale třeba, aby byl tento manažer v pravidelném úzkém kontaktu s pověřeným pracovníkem obce/města.

Image by imagerymajestic at FreeDigitalPhotos.net

8.)    Na výběrové řízení si najměte externí firmu.

Mám dojem, že zákon o veřejných zakázkách je u nás tak složitý, že vypsat dobře zakázku neumí ani ministerstva. Tak, jak by to mohla zvládnout obec bez specializovaných právníků a lidí, kteří nedělají nic jiného než veřejné zakázky? Měli byste najít takovou firmu, která se na veřejné zakázky zaměřuje a která má pojištění odpovědnosti za škody. Ve smlouvě si pak ošetřete přenesení odpovědnosti za případné chyby a sankce, které by vám mohl vyměřit řídicí orgán, na tuto poradenskou společnost. Tím ochráníte obecní rozpočet od nečekaných výdajů. Vzhledem k velikost sankcí i za drobná pochybení se vám vyplatí zaplatit o něco vyšší částku externí společnosti, která tato rizika vezme na sebe.

9.)    Odchylky od schváleného projektu řešte ihned, nejlépe s předstihem.

I na první pohled banální změna může mít nedozírné dopady na způsobilé výdaje projektu. Většinou je ale možné změny v průběhu projektu realizovat, ale vše má své procedury, které je nutné dodržet.

10.) Komunikujte s obyvateli obce/města.

A dobrá rada na závěr. Komunikujte tyto investiční priority i jednotlivé následné kroky s obyvateli obce/města! Není nic horšího, než když v dobré víře vše připravíte, vykomunikujete s odborníky, přesvědčíte zastupitele, a pak část občanů začne zasílat petice, že takovou investici ve své obci nechce, začnou šířit pomluvy a polopravdy jak si na tom starosta namastil kapsu, kolik peněz bylo „zbytečně“ utopeno v projektech, které se nerealizovaly atd.

S obyvateli obce/města byste měli řešit seznam investičních priorit. Ideálně zapojit je do tvorby tohoto seznamu formou komunitního plánování. Pak byste měli formou místních médií informovat, proč se pouštíte zrovna do takového projektu a ne do jiného, co všechno příprava obnáší a jak děláte vše proto, aby žádost byla úspěšná a vynaložené prostředky, co nejefektivněji využity. Pokud to je technicky možné, můžete v průběhu projektu organizovat dny otevřených dveří nebo jinak informujte o průběhu realizace. No a sláva na konci musí být přiměřená charakteru a významu projektu pro obec. Příliš okázalé oslavy mohou být kontraproduktivní, nicméně spolu s občany se radovat z toho, že se podařilo nějakou investici uskutečnit, je určitě na místě.

O dalších možných přístupech se dočtete v článku „Mám zájem o evropské dotace a co dál?„.

Jaké jsou vaše zkušenosti s přípravou žádostí o dotace? Přijde vám některý z výše uvedených kroků zbytečný? Prosím, napište svůj názor do komentářů pod článkem.